PDF وWord هما أكثر صيغتي مستندات استخدامًا في العمل، والاختيار الصحيح يعتمد كليًا على ما ستفعله بالملف. إليك مقارنة واضحة.
استخدم PDF عندما…
تريد تنسيقًا ثابتًا
يبدو ملف PDF متطابقًا على كل جهاز ونظام تشغيل وطابعة، فالخطوط والهوامش والتخطيط مثبتة. أما مستند Word فقد يختلف ترتيبه بحسب إصدار Word والخطوط المثبتة وحجم الشاشة.ترسل مستندًا نهائيًا
يجب أن تكون العقود والفواتير والتقارير والسير الذاتية والعروض بصيغة PDF. يستطيع المستلم عرضها وطباعتها وتوقيعها دون أن يعدّل محتواك عن غير قصد.تطبع
PDF هي المعيار في الطباعة. تتوقع معظم المطابع ملفات PDF بخطوط مضمّنة وهوامش قص محددة بشكل صحيح.تحتاج إلى توافق واسع
يفتح كل نظام تشغيل ومتصفح وجهاز محمول ملف PDF دون تثبيت أي برنامج. ليس لدى الجميع Microsoft Word.تحتاج إلى توقيعات أو حقول نماذج
يدعم PDF النماذج التفاعلية والتوقيعات الرقمية والتعليقات التوضيحية أصلًا. ويمكن أن يحتوي Word على حقول نماذج، لكن التجربة تختلف من تطبيق لآخر.استخدم Word (.docx) عندما…
ستعدّله أنت أو غيرك
صُممت مستندات Word للتعديل. إن كنتم تتعاونون على مسودة، أو يتنقل المستند بين المراجعين، أو تملأ قالبًا، فإن Word هو الصيغة المناسبة.تحتاج إلى تتبع التغييرات والتعليقات
ميزتا تتبع التغييرات والتعليقات في Word أقوى بكثير من تعليقات PDF في التحرير التعاوني.تستخدم قالبًا
تُوزَّع معظم قوالب الأعمال (الأوراق الرسمية والتقارير والعروض) بصيغة Word لأنها مصممة لتُملأ.التحويل بين الصيغتين
Word إلى PDF
استخدم «حفظ بتنسيق PDF» في Microsoft Word أو LibreOffice، أو أداة تحويل Word إلى PDF في ZapFile إن لم يكن Word مثبتًا لديك. تبقى الخطوط والجداول وفواصل الصفحات محفوظة.PDF إلى صور
تحتاج إلى صفحة من ملف PDF كصورة؟ استخدم أداة تحويل PDF إلى صور في ZapFile لتصدير أي صفحة بصيغة PNG أو JPG.PDF إلى Word
لم يُصمَّم PDF للتعديل، لذا فإن العودة إلى Word أصعب. تحوّل أداة تحويل PDF إلى Word في ZapFile المستندات العادية إلى نص متدفق قابل للتعديل بعناوينه وقوائمه وجداوله، وتحافظ على التخطيط الدقيق للصفحات المصمَّمة (الكتيّبات والعروض). راجع النتيجة دائمًا في المستندات المعقدة.مرجع سريع
| المهمة | الصيغة |
|------|-----|
| تقرير نهائي، فاتورة، سيرة ذاتية | PDF |
| مسودة للمراجعة والتعديل | Word |
| الطباعة لدى مطبعة | PDF |
| قالب ليملأه الآخرون | Word |
| الإرسال لشخص ليس لديه Word | PDF |
| عقد، مستند قانوني | PDF |
| مسودة داخلية قيد العمل | Word |
حماية ملفات PDF
إذا كنت ترسل ملف PDF لا ينبغي إعادة توجيهه أو طباعته، فاستخدم أداة حماية PDF في ZapFile لإضافة كلمة مرور وتقييد الصلاحيات.
دمج عدة ملفات PDF
عند جمع نماذج موقّعة أو تجميع تقرير من عدة ملفات PDF، استخدم أداة دمج PDF في ZapFile لجمعها في مستند واحد.
الخلاصة
- استخدم PDF للمستندات النهائية المنسّقة التي يجب أن تبدو متطابقة في كل مكان
- استخدم Word للمستندات التي تحتاج إلى تعديل أو تعاون أو تعبئة
- حوّل بين الصيغتين بالأداة المناسبة وراجع النتيجة عند الانتقال من PDF إلى Word