PDF und Word sind die beiden häufigsten Dokumentformate im Berufsleben, und die richtige Wahl hängt ganz davon ab, was Sie mit der Datei vorhaben. Hier ein klarer Überblick.
PDF verwenden, wenn …
Die Formatierung fest bleiben soll
Ein PDF sieht auf jedem Gerät, Betriebssystem und Drucker gleich aus. Schriften, Ränder und Layout sind festgelegt. Ein Word-Dokument kann dagegen je nach Word-Version, installierten Schriften und Bildschirmgröße anders umbrechen.Sie ein fertiges Dokument verschicken
Verträge, Rechnungen, Berichte, Lebensläufe und Angebote sollten PDFs sein. Der Empfänger kann ansehen, drucken und unterschreiben, ohne versehentlich Ihren Inhalt zu ändern.Sie drucken
PDF ist der Standard in der Druckbranche. Die meisten Druckereien erwarten PDFs mit eingebetteten Schriften und korrekt angelegtem Beschnitt.Sie breite Kompatibilität brauchen
Jedes Betriebssystem, jeder Browser und jedes Mobilgerät öffnet PDFs ohne Zusatzsoftware. Nicht jeder hat Microsoft Word installiert.Sie Unterschriften oder Formularfelder brauchen
PDF unterstützt interaktive Formulare, digitale Signaturen und Anmerkungen von Haus aus. Word-Dokumente können zwar Formularfelder haben, das Verhalten ist aber je nach Programm uneinheitlich.Word (.docx) verwenden, wenn …
Sie oder andere es bearbeiten müssen
Word-Dokumente sind zum Bearbeiten gedacht. Arbeiten Sie gemeinsam an einem Entwurf, reichen Sie ein Dokument zwischen Prüfern weiter oder füllen Sie eine Vorlage aus, ist Word das richtige Format.Sie Änderungsverfolgung und Kommentare brauchen
Die Funktionen „Änderungen nachverfolgen“ und Kommentare in Word sind für gemeinsames Bearbeiten weit leistungsfähiger als PDF-Anmerkungen.Sie eine Vorlage nutzen
Die meisten Geschäftsvorlagen (Briefköpfe, Berichte, Angebote) werden als Word-Dateien verteilt, weil sie zum Ausfüllen gedacht sind.Zwischen den Formaten umwandeln
Word → PDF
Nutzen Sie „Als PDF speichern“ in Microsoft Word oder LibreOffice – oder ZapFiles Werkzeug „Word in PDF“, wenn Sie kein Word installiert haben. Schriften, Tabellen und Seitenumbrüche bleiben erhalten.PDF → Bilder
Sie brauchen eine PDF-Seite als Bild? Mit ZapFiles Werkzeug „PDF zu Bildern“ exportieren Sie jede Seite als PNG oder JPG.PDF → Word
PDF wurde nicht zum Bearbeiten entworfen, deshalb ist der Weg zurück zu Word schwieriger. ZapFiles Werkzeug „PDF zu Word“ macht aus normalen Dokumenten fließenden, bearbeitbaren Text mit Überschriften, Listen und Tabellen und behält gestaltete Seiten (Broschüren, Angebote) im exakten Layout bei. Prüfen Sie bei komplexen Dokumenten immer das Ergebnis.Kurzübersicht
| Aufgabe | Format |
|------|-----|
| Fertiger Bericht, Rechnung, Lebenslauf | PDF |
| Entwurf zur Prüfung und Bearbeitung | Word |
| Druck in einer Druckerei | PDF |
| Vorlage zum Ausfüllen für andere | Word |
| Versand an jemanden ohne Word | PDF |
| Vertrag, Rechtsdokument | PDF |
| Interner Entwurf in Arbeit | Word |
PDF-Dateien schützen
Wenn ein PDF nicht weitergeleitet oder gedruckt werden soll, fügen Sie mit ZapFiles Werkzeug „PDF schützen“ ein Passwort hinzu und schränken die Rechte ein.
Mehrere PDFs zusammenfügen
Wenn Sie unterschriebene Formulare sammeln oder einen Bericht aus mehreren PDFs zusammenstellen, vereinen Sie sie mit ZapFiles Werkzeug „PDF zusammenführen“ zu einem Dokument.
Fazit
- PDF für fertige, formatierte Dokumente, die überall gleich aussehen sollen
- Word für Dokumente, die bearbeitet, gemeinsam überarbeitet oder ausgefüllt werden
- Mit dem richtigen Werkzeug umwandeln und beim Weg von PDF zurück zu Word das Ergebnis prüfen