PDF e Word sono i due formati di documento più usati al lavoro e la scelta giusta dipende interamente da cosa devi fare con il file. Ecco un confronto chiaro.
Usa il PDF quando…
Vuoi una formattazione fissa
Un PDF appare identico su ogni dispositivo, sistema operativo e stampante. Caratteri, margini e impaginazione sono bloccati. Un documento Word, invece, può impaginarsi in modo diverso a seconda della versione di Word, dei caratteri installati e delle dimensioni dello schermo.Invii un documento definitivo
Contratti, fatture, report, curriculum e proposte dovrebbero essere PDF. Il destinatario può leggerli, stamparli e firmarli senza modificare per sbaglio il contenuto.Devi stampare
Il PDF è lo standard della stampa. La maggior parte delle tipografie si aspetta PDF con caratteri incorporati e abbondanze definite correttamente.Ti serve un'ampia compatibilità
Ogni sistema, browser e dispositivo mobile apre un PDF senza installare nulla. Non tutti hanno Microsoft Word.Ti servono firme o campi modulo
Il PDF supporta nativamente moduli interattivi, firme digitali e annotazioni. Anche Word ha campi modulo, ma il comportamento cambia da un'applicazione all'altra.Usa Word (.docx) quando…
Tu o altri dovete modificarlo
I documenti Word sono fatti per essere modificati. Se collaborate a una bozza, se passa tra più revisori o se compili un modello, Word è il formato giusto.Ti servono revisioni e commenti
Le funzioni Revisioni e Commenti di Word sono molto più complete delle annotazioni PDF per la modifica collaborativa.Usi un modello
La maggior parte dei modelli aziendali (carta intestata, report, proposte) viene distribuita in Word perché pensata per essere compilata.Convertire tra formati
Word → PDF
Usa "Salva come PDF" in Microsoft Word o LibreOffice, oppure lo strumento Word in PDF di ZapFile se non hai Word installato. Caratteri, tabelle e interruzioni di pagina vengono mantenuti.PDF → immagini
Ti serve una pagina PDF come immagine? Usa lo strumento PDF in immagini di ZapFile per esportare qualsiasi pagina in PNG o JPG.PDF → Word
Il PDF non è stato pensato per essere modificato, quindi tornare a Word è più difficile. Lo strumento PDF in Word di ZapFile trasforma i documenti normali in testo modificabile con titoli, elenchi e tabelle e mantiene l'impaginazione esatta delle pagine grafiche (brochure, offerte). Controlla sempre il risultato nei documenti complessi.Promemoria rapido
| Attività | Formato |
|------|-----|
| Report finale, fattura, curriculum | PDF |
| Bozza da rivedere e modificare | Word |
| Stampa in tipografia | PDF |
| Modello da far compilare ad altri | Word |
| Invio a chi non ha Word | PDF |
| Contratto, documento legale | PDF |
| Bozza interna in lavorazione | Word |
Proteggere i file PDF
Se invii un PDF che non deve essere inoltrato o stampato, usa lo strumento Proteggi PDF di ZapFile per aggiungere una password e limitare i permessi.
Unire più PDF
Quando raccogli moduli firmati o componi un report da più PDF, usa lo strumento Unisci PDF di ZapFile per riunirli in un unico documento.
Riepilogo
- Usa il PDF per documenti finali formattati che devono apparire uguali ovunque
- Usa Word per documenti da modificare, lavorare in gruppo o compilare
- Converti con lo strumento giusto e controlla il risultato quando passi dal PDF a Word