PDF と Word は仕事で最もよく使われる 2 つの文書形式で、どちらが正しいかはファイルを何に使うかで決まります。違いをわかりやすく整理します。
PDF を使うべきとき
レイアウトを固定したいとき
PDF はどの端末、OS、プリンターでも同じように表示されます。フォント、余白、レイアウトが固定されるからです。一方 Word の文書は、Word のバージョン、インストールされているフォント、画面サイズによって崩れることがあります。完成版を送るとき
契約書、請求書、報告書、履歴書、提案書は PDF にしましょう。受け取った人は、うっかり内容を変えてしまうことなく、閲覧、印刷、署名ができます。印刷するとき
PDF は印刷業界の標準です。多くの印刷会社は、フォントが埋め込まれ、塗り足しが正しく設定された PDF を求めます。幅広い互換性が必要なとき
どの OS、ブラウザ、モバイル端末でも、ソフトを追加せずに PDF を開けます。誰もが Microsoft Word を持っているわけではありません。署名やフォーム入力欄が必要なとき
PDF は、入力フォーム、デジタル署名、注釈に標準で対応しています。Word にもフォーム入力欄はありますが、アプリによって動きがまちまちです。Word（.docx）を使うべきとき
自分や他の人が編集するとき
Word の文書は編集するためのものです。下書きを共同で作る、複数の人に回して確認してもらう、テンプレートに記入する――そんなときは Word が適しています。変更履歴とコメントが必要なとき
共同編集では、Word の変更履歴やコメント機能は PDF の注釈よりはるかに高機能です。テンプレートを使うとき
レターヘッド、報告書、提案書など、ビジネス用テンプレートの多くは記入して使う前提のため Word 形式で配布されています。形式を変換する
Word → PDF
Microsoft Word や LibreOffice の「PDF として保存」を使うか、Word がない場合は ZapFile の Word PDF 変換を使いましょう。フォント、表、改ページが保たれます。PDF → 画像
PDF のページを画像として使いたいときは、ZapFile の PDF 画像変換で任意のページを PNG や JPG に書き出せます。PDF → Word
PDF は編集するための形式ではないため、Word に戻すのは簡単ではありません。ZapFile の PDF Word 変換は、一般的な文書を見出し、リスト、表を含む編集しやすいテキストに変換し、デザインされたページ（パンフレットや見積書など）はレイアウトをそのまま再現します。複雑な文書は必ず結果を確認しましょう。早見表
| 作業 | 使う形式 |
|------|-----|
| 最終版の報告書、請求書、履歴書 | PDF |
| 確認・編集用の下書き | Word |
| 印刷会社での印刷 | PDF |
| 他の人に記入してもらうテンプレート | Word |
| Word を持っていない人に送る | PDF |
| 契約書、法的文書 | PDF |
| 作業中の社内向け下書き | Word |
PDF を保護する
転送や印刷をしてほしくない PDF を送るときは、ZapFile の PDF 保護でパスワードを設定し、権限を制限しましょう。
複数の PDF を結合する
署名済みの書類を集めたり、複数の PDF から報告書をまとめたりするときは、ZapFile の PDF 結合で 1 つの文書にまとめられます。
まとめ
- どこでも同じように見せたい完成済みの文書には PDF を使う
- 編集、共同作業、記入が必要な文書には Word を使う
- 適切なツールで変換し、PDF から Word に戻すときは結果を確認する