PDF e Word são os dois formatos de documento mais usados no trabalho, e a escolha certa depende totalmente do que você vai fazer com o arquivo. Veja uma comparação clara.
Use PDF quando…
Você quer formatação fixa
Um PDF aparece igual em qualquer dispositivo, sistema e impressora. Fontes, margens e layout ficam travados. Já um documento do Word pode se desarrumar conforme a versão do Word, as fontes instaladas e o tamanho da tela.Você está enviando a versão final
Contratos, notas, relatórios, currículos e propostas devem ser PDF. Quem recebe pode ver, imprimir e assinar sem alterar seu conteúdo sem querer.Você vai imprimir
O PDF é o padrão da impressão. A maioria das gráficas espera PDF com fontes incorporadas e sangria bem definida.Você precisa de ampla compatibilidade
Qualquer sistema, navegador e celular abre um PDF sem instalar nada. Nem todo mundo tem o Microsoft Word.Você precisa de assinaturas ou campos de formulário
O PDF suporta nativamente formulários interativos, assinaturas digitais e anotações. O Word até tem campos de formulário, mas a experiência varia de um aplicativo para outro.Use Word (.docx) quando…
Você ou outras pessoas vão editar
Documentos do Word são feitos para ser editados. Se vocês colaboram em um rascunho, se ele passa por revisores ou se você preenche um modelo, o Word é o formato certo.Você precisa de controle de alterações e comentários
O controle de alterações e os comentários do Word são muito mais completos que as anotações em PDF para edição colaborativa.Você usa um modelo
A maioria dos modelos empresariais (papel timbrado, relatórios, propostas) é distribuída em Word porque foi feita para ser preenchida.Convertendo entre formatos
Word → PDF
Use "Salvar como PDF" no Microsoft Word ou no LibreOffice, ou a ferramenta Word para PDF do ZapFile se não tiver o Word instalado. Fontes, tabelas e quebras de página são mantidas.PDF → imagens
Precisa de uma página do PDF como imagem? Use a ferramenta PDF para imagens do ZapFile para exportar qualquer página em PNG ou JPG.PDF → Word
O PDF não foi feito para ser editado, então voltar para o Word é mais difícil. A ferramenta PDF para Word do ZapFile transforma documentos comuns em texto editável com títulos, listas e tabelas e mantém o layout exato das páginas com design (folhetos, propostas). Sempre confira o resultado em documentos complexos.Referência rápida
| Tarefa | Formato |
|------|-----|
| Relatório final, nota, currículo | PDF |
| Rascunho para revisar e editar | Word |
| Impressão em gráfica | PDF |
| Modelo para outros preencherem | Word |
| Envio para quem não tem Word | PDF |
| Contrato, documento jurídico | PDF |
| Rascunho interno em andamento | Word |
Protegendo arquivos PDF
Se você vai enviar um PDF que não deve ser encaminhado nem impresso, use a ferramenta Proteger PDF do ZapFile para adicionar uma senha e restringir permissões.
Juntando vários PDFs
Ao reunir formulários assinados ou montar um relatório com vários PDFs, use a ferramenta Juntar PDF do ZapFile para combiná-los em um único documento.
Resumo
- Use PDF para documentos finais formatados que precisam parecer iguais em todo lugar
- Use Word para documentos que precisam ser editados, trabalhados em equipe ou preenchidos
- Converta com a ferramenta certa e confira o resultado ao passar de PDF para Word